ACTIVIDAD NUMERO 4

ACTIVIDAD NUMERO 4

1.¿Cuales son las normas legales que rigen el funcionamiento de la unidad de correspondencia?

Ley 80 de 1989. Ley general del archivo general de la nación

Decreto 2150 de 1995, suprime tramites innecesarios en la administración publica

Ley 527 de 1999, firmas de datos digitales por correo electrónico, fax etc.. 

Ley 594 de 2000, funciones archivisticas del estado

Articulo 060 de 2001,estructura de la unidad de correspondencia; servicios de radicación, recepción y distribución de correspondencia.

2. Normas técnicas para el funcionamiento de esta unidad

NTC 1846: Elaboración de comunicaciones internas como el memorando se establece dejar el original y dos copias.

Radicación numero de registro consecutivo de un comunicado se clasifica en:Oficial, confidencial y personal

Radicación interna y externa:La radicación interna es la que se refiere a los oficios internos de la empresa y la externa es la encargada de los procedimientos operativos es decir la que da respuesta a las comunicaciones.

Mensajería:Es el encargado de llevar las comunicaciones a su destino en esta labor se pueden emplear carpetas de colores con su respectivo código de dependencia  y este debe ser cuidadoso con lo que recibe.

Mensajería externa:Son las solicitudes oficiales que realiza cada dependencia en esta se incluye "La planilla de control" que lleva el (firma,nombre, hora y fecha de entrega).

3.Elementos para la labor de recibo y despacho de documentos:

-Gancho legajador plástico

-Gancho de cosedora

-Tijeras

-Lapicero

-Borrador

-Sellos

-Perforadora

-Sobres

-Archivadores de fuelle de cartón

-Huellero

-Cajonero

-Computador

-Impresora

-Escaner

-Fax

-Impresora

-Teléfono

-Fotocopiadora